Arkiv

Ofte stilte spørsmål (FAQ)

Det er ingen saker eller dokumenter på mitt skrivebord i 360. Hvor har de blitt av? Svar: Ditt skrivebord består av skrivebordsfaner som inneholder flere webdeler. Saker og dokumenter kan ligge skjult bak webdelen, hvis den er lukket. Klikk på webdelen for å se listen over saker eller dokumenter. Hvorfor har jeg så mange innsynsbegjæringer? … Les mer

En introduksjon til 360 Online (video)

00:00 To skrivebord i 360 00:15 Sidepanelet 00:48 Arkivere e-post 01:28 Søking i sidepanelet 01:34 Besvare dokument i sidepanelet 02:03 Ekspedering 02:25 360 i nettleser 02:46 Saksbehandlers skrivebord 03:14 Leders skrivebord 03:40 Funksjoner: Opprett sak/dokument/fil etc. 03:55 Søking i 360 04:37 Public 360 Hjelp

Hvor kan du få hjelp med Public 360?

Hvis du står fast i Public 360, så er det heldigvis flere steder hvor du kan få hjelp! Arkivhjelpen – arkivhjelpen@akst.no AKST har brukerstøtte for brukere av Public 360 og andre arkivtjenester. Du kan bruke serviceportalen til IKT Agder (iktsia), hvor Dokumentsenteret har et eget kontaktskjema. Hos arkivhjelpen får du svar på vanlige spørsmål om … Les mer

Innsyn og søk i historiske arkiver i Public 360

Eldre historiske arkiver fra før 2016 finnes bare delvis elektronisk. For innsyn for saksbehandlere eller offentligheten vil arkivtjenesten måtte hente fram papirsaken. Av tekniske og sikkerhetsmessige grunner er også enkelte historiske arkiver kun tilgjengelig for arkivtjenesten. Det er for eksempel mange personsensitive dokumenter som ikke kan tilgjengeliggjøres for alle saksbehandlere i kommunen. Ved søk etter … Les mer

Saksbehandlers rolle i P360-animasjon

IKT Agders fagruppe for arkiv har i samarbeid med AKST utarbeidet en animasjonsfilm som forklarer saksbehandlers ansvar for og viktigheten av at forsvarlig saksbehandling blir dokumentert i Public 360. NB! Undertekster kan aktiveres ved å trykke på knappen CC i visningsmenyen til filmen.

Rettigheter og innsyn på saksmappe

  Hvem som skal få tilgang til å lese dokumenter i en sak, og til å opprette nye dokumenter styres fra fanen Rettigheter. Det er ansvarlig person for mappen som styrer hvem som skal ha hvilke rettigheter. Arkivhjelpen kan gi brukerstøtte, men har ikke fullmakt til å gi rettigheter i saken. Slik gjør du det….. … Les mer

Internkontroll Public 360

AKST Dokumentsenter utfører daglig internkontroll i kommunens Public 360. Det som blir kontrollert er: Offentlig postjournal – skjerming av sensitive opplysninger, og skriveregler Journalføring av utgående post, registrert og ekspedert av saksbehandler Ekspederingslogg SvarUT og innsyn Arkivsaker avsluttet av saksbehandler Kontroll med reserverte saker og dokumenter opprettet av saksbehandler Kontroll med dokumentformater (manglende PDF-konvertering). Internkontroll … Les mer

Hva skal journalføres? En sjekkliste

Dokumenter skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. I praksis vil det si at inngående og utgående dokumenter skal journalføres. Hva skal journalføres? – en sjekkliste: Har du mottatt et dokument eller fått en henvendelse som det må tas en beslutning eller gjøres et vedtak på? Inneholder dokumentet viktig … Les mer

Saksbehandlers viktigste oppgaver i Public 360

Sjekk daglig i Public 360 om du har fått ny post. Mottatte dokumenter skal enten besvares med utgående dokument eller avskrives med kode. Dokumenter du har opprettet skal ferdigstilles og ekspederes. Hvis de skal utgå, må arkivhjelpen@akst.no får beskjed. Husk at sensitive opplysninger ikke skal formidles per e-post. Bruk KS SvarUT! E-post som mottas direkte, … Les mer