Dokumenter skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. I praksis vil det si at inngående og utgående dokumenter skal journalføres.
Hva skal journalføres? – en sjekkliste:
- Har du mottatt et dokument eller fått en henvendelse som det må tas en beslutning eller gjøres et vedtak på?
- Inneholder dokumentet viktig informasjon for å forstå saken/beslutningsgrunnlaget?
- Inneholder dokumentet opplysninger som dokumenterer handlinger utført av kommunen?
- Inneholder dokumentet informasjon som kan gjenbrukes i andre saker?
- Har innholdet i dokumentet (stor) dokumentasjonsverdi?
Hvis det svares ja på minst ett av disse spørsmålene, så skal dokumentet journalføres/arkiveres.
