Arkiv

Personlig stedfortreder

Skal du eller en av dine ansatte ut i permisjon? Har du en ansatt som er sykmeldt, eller har ferie? Sørg for at det blir registrert en personlig stedfortreder i Public 360. Hjelpetekst i Public 360 Dette gjøres fra kontaktkortet til brukeren som skal ha en stedfortreder Stedfortreder får da ubegrenset tilgang til brukerens saker … Les mer

Rettigheter og innsyn på saksmappe

Hvem som skal få tilgang til å lese dokumenter i en sak, og til å opprette nye dokumenter styres fra fanen Rettigheter. Det er ansvarlig person for mappen som styrer hvem som skal ha hvilke rettigheter. Arkivhjelpen kan gi brukerstøtte, men har ikke fullmakt til å gi rettigheter i saken. Slik gjør du det….. Huskesedlene … Les mer

Internkontroll Public 360

AKST Dokumentsenter utfører daglig internkontroll i kommunens Public 360. Det som blir kontrollert er: Offentlig postjournal – skjerming av sensitive opplysninger, og skriveregler Journalføring av utgående post, registrert og ekspedert av saksbehandler Ekspederingslogg SvarUT og innsyn Arkivsaker avsluttet av saksbehandler Kontroll med reserverte saker og dokumenter opprettet av saksbehandler Kontroll med dokumentformater (manglende PDF-konvertering). Internkontroll … Les mer

Hvor kan du få hjelp med Public 360?

Hvis du står fast i Public 360, så er det heldigvis flere steder hvor du kan få hjelp! E-læring Hjelpesedler i Public 360 Arkivhjelpen@akst.no Introduksjonskurs (månedlig) AKST-nettsidene Læringsvideoer utarbeidet av AKST E-læring Public 360 kommer med innebygd E-læringsprogram, som delt inn i aktuelle temaer. Sett av en time, og trykk på knappen E-læring i Public … Les mer

Hva skal journalføres? En sjekkliste

Dokumenter skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. I praksis vil det si at inngående og utgående dokumenter skal journalføres. Hva skal journalføres? – en sjekkliste: Har du mottatt et dokument eller fått en henvendelse som det må tas en beslutning eller gjøres et vedtak på? Inneholder dokumentet viktig … Les mer

Saksbehandlers viktigste oppgaver i Public 360

Sjekk daglig i Public 360 om du har fått ny post. Mottatte dokumenter skal enten besvares med utgående dokument eller avskrives med kode. Dokumenter du har opprettet skal ferdigstilles og ekspederes. Hvis de skal utgå, må arkivhjelpen@akst.no får beskjed. Husk at sensitive opplysninger ikke skal formidles per e-post. Bruk KS SvarUT! E-post som mottas direkte, … Les mer

Nye brukere i Public 360 og tildeling av roller

Leder kan selv bestille Public 360-rollene Saksbehandler eller Leder for sine ansatte i brukerportalen for ledere. Veiledning for brukerportalen finner du på IKT Agders internside: https://iktagder.sharepoint.com/sites/ikt/SitePages/Brukerportal.aspx?web=1 Brukerportal for ledere og ansatte ser ut som dette, og du vil få tilgang til den organisasjonen du tilhører: Når du skal gi rollen saksbehandler eller leder til en ansatt, må du … Les mer

Arkivplan

Arkivplan Grimstad: grimstad.arkivplan.no/ Arkivplan Arendal: arendal.arkivplan.no/

Budtjenesten

Fra 01.01.2015 fikk Arendal og Grimstad kommune felles postmottak hos AKST Dokumentsenter, og driften av dokumentsenterets post- og budtjenester ble overført til AKST. Brevpost må derfor være adressert etter følgende mal: Kommunens navnAvdelingens eller tjenestens navnEvt. saksbehandlerPostboks 1234891 Grimstad Post til og fra Rådhuset Dagens post vil som regel bli levert på rådhuset i tidsrommet … Les mer

Overføring av elevmapper i Public 360

Når du skal overføre en elevmappe til en annen grunnskole i samme kommune, er det tre operasjoner som må utføres av mappens eier. Gi leserettigheter, slik at den nye skolen får nødvendig innsyn i tidligere dokumenter. Leserettigheter kan gis til en enkeltbruker, eller til medlemmer av en tilgangsgruppe for elevmapper. Endre tilgangsgruppe på elevmappen til … Les mer