Skal du eller en av dine ansatte ut i permisjon? Har du en ansatt som er sykmeldt, eller har ferie? Sørg for at det blir registrert en personlig stedfortreder i Public 360.
Dette gjøres fra kontaktkortet til brukeren som skal ha en stedfortreder
Stedfortreder får da ubegrenset tilgang til brukerens saker og dokumenter for den perioden som blir angitt, og blir ansvarlig saksbehandler for alle saker, dokumenter og andre elementer som blir produsert for brukeren i den angitte perioden.
Merk at dette gjelder for alle rollene brukeren har, også om brukeren midlertidig skal fungere i roller i andre enheter. Stedfortrederfunksjonen fungerer på kontakt, ikke på roller. Det kan gi stedfortrederen uønskede tilganger.
For å unngå at stedfortrederen får tilgang til brukerens saker i andre enheter, må man altså ikke bruke stedfortrederfunksjonen i slike tilfeller. Løsningen er å overføre alle åpne elementer til den som skal være stedfortreder for brukeren i enheten man har midlertidig fravær fra. Dette kan arkivhjelpen gjøre på en enkel måte for deg.
Når brukeren kommer tilbake til sin vanlige enhet, må saker og alle andre åpne elementer flyttes tilbake til brukeren sin rolle
Ved planlagt fravær setter brukeren en stedfortreder selv. Den som er personlig stedfortreder må bli informert om hva det innebærer.
Hvis fraværet skyldes sykmelding, kan du sende beskjed til arkivhjelpen@akst.no, og be arkivtjenesten registrere stedfortreder på den ansatte.
