Arkiv – Råd og tips

Innsyn og søk i historiske arkiver i Public 360

Eldre historiske arkiver fra før 2016 finnes bare delvis elektronisk. For innsyn for saksbehandlere eller offentligheten vil arkivtjenesten måtte hente fram papirsaken. Av tekniske og sikkerhetsmessige grunner er også enkelte historiske arkiver kun tilgjengelig for arkivtjenesten. Det er for eksempel mange personsensitive dokumenter som ikke kan tilgjengeliggjøres for alle saksbehandlere i kommunen. Ved søk etter … Les mer

Internkontroll Public 360

AKST Dokumentsenter utfører daglig internkontroll i kommunens Public 360. Det som blir kontrollert er: Offentlig postjournal – skjerming av sensitive opplysninger, og skriveregler Journalføring av utgående post, registrert og ekspedert av saksbehandler Ekspederingslogg SvarUT og innsyn Arkivsaker avsluttet av saksbehandler Kontroll med reserverte saker og dokumenter opprettet av saksbehandler Kontroll med dokumentformater (manglende PDF-konvertering). Internkontroll … Les mer

Hva skal journalføres? En sjekkliste

Dokumenter skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. I praksis vil det si at inngående og utgående dokumenter skal journalføres. Hva skal journalføres? – en sjekkliste: Har du mottatt et dokument eller fått en henvendelse som det må tas en beslutning eller gjøres et vedtak på? Inneholder dokumentet viktig … Les mer

Saksbehandlers viktigste oppgaver i Public 360

Sjekk daglig i Public 360 om du har fått ny post. Mottatte dokumenter skal enten besvares med utgående dokument eller avskrives med kode. Dokumenter du har opprettet skal ferdigstilles og ekspederes. Hvis de skal utgå, må arkivhjelpen@akst.no får beskjed. Husk at sensitive opplysninger ikke skal formidles per e-post. Bruk KS SvarUT! E-post som mottas direkte, … Les mer