Eldre historiske arkiver fra før 2016 finnes bare delvis elektronisk. For innsyn for saksbehandlere eller offentligheten vil arkivtjenesten måtte hente fram papirsaken. Av tekniske og sikkerhetsmessige grunner er også enkelte historiske arkiver kun tilgjengelig for arkivtjenesten. Det er for eksempel mange personsensitive dokumenter som ikke kan tilgjengeliggjøres for alle saksbehandlere i kommunen. Ved søk etter … Les mer
IKT Agders fagruppe for arkiv har i samarbeid med AKST utarbeidet en animasjonsfilm som forklarer saksbehandlers ansvar for og viktigheten av at forsvarlig saksbehandling blir dokumentert i Public 360. NB! Undertekster kan aktiveres ved å trykke på knappen CC i visningsmenyen til filmen.
Hvem som skal få tilgang til å lese dokumenter i en sak, og til å opprette nye dokumenter styres fra fanen Rettigheter. Det er ansvarlig person for mappen som styrer hvem som skal ha hvilke rettigheter. Arkivhjelpen kan gi brukerstøtte, men har ikke fullmakt til å gi rettigheter i saken. Slik gjør du det….. … Les mer
AKST Dokumentsenter utfører daglig internkontroll i kommunens Public 360. Det som blir kontrollert er: Offentlig postjournal – skjerming av sensitive opplysninger, og skriveregler Journalføring av utgående post, registrert og ekspedert av saksbehandler Ekspederingslogg SvarUT og innsyn Arkivsaker avsluttet av saksbehandler Kontroll med reserverte saker og dokumenter opprettet av saksbehandler Kontroll med dokumentformater (manglende PDF-konvertering). Internkontroll … Les mer
Dokumenter skal journalføres når de er gjenstand for saksbehandling, eller har verdi som dokumentasjon. I praksis vil det si at inngående og utgående dokumenter skal journalføres. Hva skal journalføres? – en sjekkliste: Har du mottatt et dokument eller fått en henvendelse som det må tas en beslutning eller gjøres et vedtak på? Inneholder dokumentet viktig … Les mer
Sjekk daglig i Public 360 om du har fått ny post. Mottatte dokumenter skal enten besvares med utgående dokument eller avskrives med kode. Dokumenter du har opprettet skal ferdigstilles og ekspederes. Hvis de skal utgå, må arkivhjelpen@akst.no får beskjed. Husk at sensitive opplysninger ikke skal formidles per e-post. Bruk KS SvarUT! E-post som mottas direkte, … Les mer
Leder skal selv bestille Public 360-rollene Saksbehandler eller Leder for sine ansatte i brukerportalen for ledere (Brukertilgang – IKT Agder (ikt-agder.no). Hva er forskjellen mellom Leder og Saksbehandler i Public 360? Ansatte som får rollen saksbehandler i Public 360, vil få innsyn i alle saker og dokumenter som ikke er skjermet internt i organisasjonen med tilgangsgruppe. Ansatte med rollen … Les mer
Arkivplan Grimstad: grimstad.arkivplan.no/ Arkivplan Arendal: arendal.arkivplan.no/
Fra 01.01.2015 fikk Arendal og Grimstad kommune felles postmottak hos AKST Dokumentsenter, og driften av dokumentsenterets post- og budtjenester ble overført til AKST. Brevpost må derfor være adressert etter følgende mal: Kommunens navnAvdelingens eller tjenestens navnEvt. saksbehandlerPostboks 1234891 Grimstad Post til og fra Rådhuset Dagens post vil som regel bli levert på rådhuset i tidsrommet … Les mer