Arendal kommune
Rutine for tilbakebetaling av feil utbetalt lønn
Ansvarlig: Lønnsavdeling
Leders ansvar
Leder skal sørge for at ansatte ligger inne med riktig informasjon i lønnssystemet knyttet til lønnsansiennitet, startdato og evt. sluttdato, og korrigere ift. avtalte endringer i stillingsprosent/permisjoner og antall timer fortløpende.
Ansattes kontrollplikt og oppfølging av kommunen
Den ansatte har plikt til å kontrollere at utbetalt lønn eller godtgjørelse er riktig ved å kontrollere lønnslippene. Dersom den ansatte oppdager at feil lønn er utbetalt, skal den ansatte informere leder om dette så snart som mulig.
Dersom leder eller lønnskontoret oppdager at det er utbetalt feil lønn skal den ansatte informeres om feilen så fort som mulig. Når det har skjedd en feilutbetaling er utgangspunktet at feilen skal korrigeres.
Legitime krav
Har det gått tre år eller lenger tid siden kravet om tilbakebetalingen oppstod, vil som regel kravet anses for å være foreldet etter de alminnelige reglene om foreldelse, jf. foreldelsesloven § 2.
Dersom det kan være usikkerhet rundt kravet, skal juss nettverket kontaktes for vurdering av kravet.
Ansatt har fått under 10.000,- for mye utbetalt
Ved feil utbetaling av beløp på under kr 10.000,- skal det inngås avtale med arbeidstaker om trekk i lønn eller feriepenger. Det gjøres ved at lønningskontoret sender arbeidstaker en e-post med forslag til trekk av kr x over y måneder. Minstebeløp pr mnd. er kr 2.000,- Det må besørges at Aksept gis av arbeidstaker ved svar på e-posten. Mindre beløp trekkes på førstkommende lønn.
Dersom arbeidstaker ikke gir sin aksept, skal lønningskontoret straks sende saken over til innfordringsavdelingen.
Dersom det ikke kan tas utlegg i trekk i fremtidig lønn, skal samme prosedyre følges
Produksjon av faktura
Innfordringsavdelingen formidler info til Faktureringsenhet, som produserer faktura på grunnlag av utfylt skjema fra lønn.
Ansatt har fått over 10.000,- for mye utbetalt
Ved beløp over kr. 10.000,- skal leder inngå avtale om tilbakebetaling med den ansatte. Dersom arbeidstaker ikke gir sin aksept, skal lønningskontoret straks sende saken over til
innfordringsavdelingen. For øvrig samme prosedyre som feilutbetalinger under 10.000,- som beskrevet ovenfor – skal da følges.
Betalingsavtaler
Eventuelle avtaler om nedbetaling av fakturert beløp gjøres av innfordringsavdelingen.