Public 360° leveres med arbeidsflytene “Til godkjenning” og “Til gjennomgang”.
I arbeidsflyter av typen «Send til godkjenning» mottar mottakerne i utgangspunktet oppgaven etter hverandre, det vil si sekvensielt, og ikke samtidig.
De valgte mottakere vil automatisk tildeles rettigheter på dokumentene og filene etter hvert som de mottar oppgavene.
I en sekvensiell arbeidsflyt kan det problemet oppstå, at mottakeren etter å ha godkjent dokumentet ikke lenger har leserettigheter til filene. Dokumentet har fortsatt status som utkast, og er derfor bare lesbart for saksbehandleren selv og dennes nærmeste leder i samme enhet. Det skyldes at dokumentet ennå ikke har skiftet status til Godkjent, så lenge det gjenstår mottakere som skal godkjenne dokumentet.
Når dokumentet blir sendt til en mottakere utenfor saksbehandlerens enhet, mister altså mottakeren lesetilgangen etter å ha gjort sin del av arbeidsflyten.
Noen ganger kan det være viktig at alle mottakerne beholder lesetilgangen helt frem til den siste godkjenningen, og dokumentet skifter status til Godkjent. De må kanskje svare på spørsmål fra andre mottakere eller bidra på andre måter.
En «workaround» for dette problemet er at saksbehandler legger til leserettigheter på dokumentkortet i Public 360 før det blir sendt til godkjenning. Saksbehandler gir da permanente leserettigheter for alle mottakere av arbeidsflyten før den blir igangsatt.
Fanen Rettigheter finnes på Dokumentet i tre seksti. Her må du klikke på Ny rettighet. Søk opp de saksbehandlerne eller lederne som vil trenger lesetilgang gjennom hele arbeidsflyten. Kryss av for Vis fil. Velg OK. Du kan nå starte arbeidsflyten.
Start arbeidsflyten som vanlig, og legg til mottakerne i den rekkefølgen de skal godkjenne dokumentet.
Rettigheter for visning av fil kan også legges til etter at arbeidsflyten har startet.