Hvem som skal få tilgang til å lese dokumenter i en sak, og til å opprette nye dokumenter styres fra fanen Rettigheter. Det er ansvarlig person for mappen som styrer hvem som skal ha hvilke rettigheter. Arkivhjelpen kan gi brukerstøtte, men har ikke fullmakt til å gi rettigheter i saken.

Slik gjør du det…..

Huskesedlene i Public 360 forklarer både hvordan rettigheter på saksmappe fungerer, og viser hvordan man kan legge til rettigheter. Legg spesielt merke til huskeseddelen Legge til rettigheter.

Fra toppen i fanen Rettigheter har vi:

  • Accessgroup: tilgangsgruppen Alle, som ikke begrenser hvem som skal få lesetilgang på saken. Hvis det er en annen tilgangsgruppe, eksempelvis Elev, vil bare medlemmer av gruppen og de andre rollene som er listet opp få tilgang.
  • Archivists: Arkivrollen har tilgang til alle saker og dokumenter, selv om de har en tilgangsgruppe.
  • Creator: Den som opprettet saken har også tilgang, selv om den skifter ansvarlig person.
  • Department leaders: Gruppen LD – Dokumentsenter er en tilgangsgruppe som systemet har opprettet for hver avdeling. Den sørger for at alle som har leder-rollen i en avdeling også får innsyn i alle saker og dokumenter i avdelingen.
  • Document contact: Alle kontakter på dokumenter må også kunne søke opp saken, men de får ikke lesetilgang til dokumenter hvor de ikke er registrert som en kontakt.
  • Responsible: gir lesetilgang og fulle rettigheter til ansvarlig person for saken.

Hvis du skal gi rettigheter til en annen saksbehandler, må du enten bruke knappen Ny rettighet eller Gi leserettigheter til saksdokumenter.

I bildet over har vi valgt tilgangsgruppen Elev. Man kan også søke opp en enkelt kontakt.

I bildet Gi leserettigheter til saksdokumenter kan du velge en tilgansggruppe eller en kontakt som skal få lesetilgang til dokumenter i saken. Du velger da om de skal få tilgang til Alle dokumenter, eller bare lukkede dokumenter, dvs. bare dokumenter som har blitt ferdigstilt.